Documentació de processos

Ara que estic de vacances i en un moment de transició laboral, tinc temps de reflexionar sobre un tema que m’ha ocupat i preocupat durant els primers mesos de treball a l’empresa Adescare, S.A., la documentació dels processos.

Hauré de començar definint que és un procés productiu i la Viquipèdia sembla un bon referent. Diu l’enciclopèdia global que un procés productiu (o cadena productiva) és “el conjunto de operaciones planificadas de transformación de unos determinados factores o insumos en bienes o servicios mediante la aplicación de un procedimiento tecnológico”. Aquesta cadena consta d’etapes consecutives integrades que acaben en el consum final.

Abans d’esmerçar esforços en qualsevol nova tasca (com és la de documentar un procés productiu) cal estar segur que ens reportarà beneficis, perquè si no és així, no cal dedicar-hi temps (temps = diners).

Amb una mica d’abstracció podem visualitzar mentalment cada procés com un camí a recórrer, amb un inici i un final, amb poques o moltes estacions intermèdies i amb alguna parada. Els factors productius hauran de seguir la ruta marcada per a arribar a la consecució del producte o servei final. De nosaltres dependrà que aquest camí sigui el més curt i directe possible, perquè com més llarg sigui, més temps emprarem en recórrer-lo i, ja sabem que el temps val diners.

A banda de reduir costos, aquest “mapa de ruta” ens ha de servir per a unificar criteris, monitorar l’estat de la producció en un punt determinat o inclús de manual d’instruccions per als nous col·laboradors.

Així doncs, ara que sabem que, possiblement, necessitem documentar els processos amb la finalitat d’optimitzar-los, la pregunta és: com ho fem?

Documentar un procés productiu pot ser tan senzill com escriure una llista de passos a seguir en un documents de text o tan complicat com elaborar un gràfic emprant llenguatge BPMN. Ambdues opcions poden ser efectives i només dependrà de la complexitat del procés. Si assumim una certa complexitat, la meva tria personal és emprar gràfics BPMN perquè és un llenguatge normalitzat i internacional.

Com sigui que hi ha molta literatura de qualitat al respecte, no m’estendré en explicacions que es poden trobar en altres llocs i d’autors reconeguts, i em centraré en com ho vaig fer i quin profit en vaig treure.

Així doncs, entre les tasques que he anat desenvolupant a l’empresa on treballo, hi havia la de documentar els processos amb la finalitat d’estandarditzar-los i optimitzar-los.

El projecte de (re)disseny va començar amb una estimació del temps necessari per a llur desenvolupament. Un cronograma sempre ajuda a establir els tempos, encara que sigui de forma provisional. En aquest cas vaig utilitzar el programari opensource “Ganttproject” disponible a: https://www.ganttproject.biz/.

(imatge de producció pròpia,  difuminada expressament per contenir informació empresarial)

Seguint l’esmentat cronograma, el primer pas va consistir en una recollida de dades seguint una metodologia qualitativa, que em va servir per a conèixer tots els detalls dels processos: qui fa què, com ho fa, quan ho fa, per què ho fa, qui és el destinatari de la tasca, etc., per tant, un cop acabada aquesta tasca, ja es podia identificar i analitzar els documents, els fluxos documentals, els responsables o productors i els destinataris.

A l’hora de triar l’eina de modelatge, vaig optar per “Camunda Modeler”, un altre programari opensource disponible per qualsevol distribució GNU/Linux, i que es pot trobar aquí: https://camunda.com/download/.
Una mostra dels resultats del modelatge un cop optimitzats els processos són els següents:

(imatge de producció pròpia,  difuminada expressament per contenir informació empresarial)

(imatge de producció pròpia,  difuminada expressament per contenir informació empresarial)

En vermell i verd hi ha les modificacions que vaig creure oportú proposar i que contemplaven passos inexistents però imprescindibles o n’escurçaven d’altres, i també algun subprocés que enllaçava amb altres processos.

A banda de la satisfacció personal per una feina reconeguda com a ben feta, el modelatge dels processos va ajudar a detectar algunes mancances i anomalies que “allargaven” excessivament la “ruta”  i que, en alguns casos, derivaven en vendes perdudes per haver estat servides fora del termini fixat. Justament, aquests terminis tan curts establerts pel comprador, van ser l’origen de la necessitat d’analitzar els processos, ja que calia saber per què es perdien les vendes, on hi havia les aturades que entretenien les comandes entre 24 i 48 hores, fent que no arribessin en la data prevista, qui era el responsable i, sobretot, com es podia solucionar.

Van ser uns mesos intensos, plens d’entrevistes i observacions, molta documentació consultada i també generada, i algunes discussions, que van acabar amb amplis consensos i alguna mesura draconiana, amb la finalitat de reconduir maneres de fer que no eren les òptimes per al bon funcionament de l’empresa.

Recursos emprats:

  • https://pxhere.com/es/photo/1403204
  • https://en.wikipedia.org/wiki/File:Supply_chain.svg
  • https://pxhere.com/es/photo/1452813

Sogre

M’he adonat que, si la salut acompanya, és jove qui vol ser jove.

El meu estimat sogre té 85 anys, una salut raonablement bona, ganes de fer coses, de gaudir de la vida i de fer-ho amb la família, amics, companys i veïns.

No sé com era abans però, fa 35 anys que el conec i (quasi) sempre ha sigut així.

Avui hem anat al poble, m’ha ensenyat el nou motocultor que s’ha auto regalat aprofitant uns diners imprevistos, m’ha explicat els seus plans de futur per a l’hort que cultiva, hem mirat uns vídeos de youtube relacionats amb la nova “mula” i els seus accessoris, i hem xerrat de lo humà i lo diví… incloent-hi les nostres opinions polítiques en les quals no acabem de coincidir. És una joia de sogre, tant de bo el pugui gaudir molts i molts anys.

Decisions

En menys de 30 dies hauré de prendre decisions que m’afectaran en l’àmbit laboral, ho veig a venir.

Estic més a prop de la cruïlla que vaig veure el mes passat, ara tot es veu una mica més clar. Aquell trencall recte que portava a la continuïtat, ara sembla aturar-se una mica més enllà, concretament a l’atur. No és segur però…

De moment i només per prevenir, ja he començat a moure fitxa, he actualitzat el CV i l’he fet arribar a uns amics per si em poden aconsellar amb el contingut, el format, colors, etc. Les opinions dels altres són molt importants perquè veuen coses que nosaltres no veiem. Les respostes han estat positives, el meu CV els ha agradat i creuen que, en cas de cercar feina, tindria possibilitats reals d’aconseguir-ne.

També he començat a explorar de lluny l’altre trencall, aquell que fa una mica de corba i no permet veure que hi ha més enllà. He preguntat i m’he informat, així, quan arribi el moment estaré una mica més preparat.

En aquest cas, les expectatives no són clares perquè els resultats depenen de les decisions que prenguin terceres persones, per tant no hi ha res segur, és més aviat com una quiniela, si la “conjunció astral” és favorable, aconseguiré els meus objectius.

Veurem…

Cruïlla

Sembla que al meu camí, a l’horitzó, hi veig una cruïlla. Potser d’aquí a uns mesos em toqui escollir quin trencall agafo. Un trencall és recte i porta a la continuïtat, l’altre fa una mica de corba i no em deixa veure que hi ha més enllà.

La por al desconegut va lligada a la naturalesa humana, si més no això diuen. La por a equivocar-se fa que molts cops parem i inclús retrocedim perquè els riscos ens fan por…, i com més vells, més.

Ara mateix continuo caminant sense perdre de vista la cruïlla i començant a valorar què faré quan hi arribi, això sí, sense preocupar-me massa, no cal guarir la ferida abans que es produeixi.

Per fi ha arribat el dia

Avui és el DIA. Ja tinc el certificat provisional que supleix el meu flamant títol de Graduat en Informació i Documentació per la Universitat Oberta de Catalunya. Aquella aventura que va començar l’any 2010, ha acabat aquest semestre amb un èxit total.  Tinc un bon expedient acadèmic farcit d’excel·lents i notables, i embellit amb alguna matrícula d’honor.

És evident que el Títol de Graduat l’he aconseguit amb esforç personal, dedicació i la inversió de moltíssimes hores que hagués pogut dedicar a altres coses, però també és cert que no l’he aconseguit tot sol. Una collada de gent m’ha ajudat de diverses maneres, sigui donant-me suport o docència, així doncs crec necessari fer-ho constar perquè “qui no és agraït, és un malparit” (equivalent en català del “es de bien nacido, ser agradecido“).

De ben segur la llista serà incompleta i algú es quedarà fora, vagin les meves disculpes per endavant.
El primer de la llista ha de ser per força el meu cunyat Jordi, que és qui em va animar insistentment a començar el Grau, després la meva família, Pilar, Anna i Lídia que han hagut de suportar un xic d’abandonament per un “bé major”,  també els meus pares Maria i Josep (e.p.r) que amb gran alegria van veure com, finalment, el seu fill estudiava una carrera. No puc oblidar els amics Rafa i Lluís, sempre disposats a escoltar els meus “rollos”, i el LuisMi, que em va ajudar en alguna assignatura complicada. També algun company de carrera, especialment el Josep Maria Augé sense el qual potser hauria abandonat Estadística i Enginyeria del Programari.

Per acabar és necessari agrair la tasca del personal docent i no docent de la UOC, pel seu tracte humà, la docència i l’encoratjament continuat que m’han ofert.

Fora de l’apartat d’agraïments però dins del grup de responsables necessaris sense els quals hagués acabat el Grau l’any de la meva jubilació, hi ha la Junta de Govern del Col·legi Oficial d’Agents Comercials de Lleida de l’any 2016, l’any en el qual em van acomiadar de la feina, cosa que em va permetre gaudir d’uns fantàstics i profitosos 24 mesos d’atur, durant els quals li vaig donar l’empenta final als meus estudis universitaris, així doncs… gràcies? Ja és ben cert que quan es tanca una porta…

Aquí acaba aquesta entrada, no us podeu imaginar les ganes que tenia de poder publicar-la!
Després d’aquesta en publicaré alguna altra amb caràcter retrospectiu perquè, sincerament, fins ara no he tingut temps.

EOI

La setmana passada va començar el curs A1.1 de llengua russa, he conegut els companys (nou) i hem fet les primeres classes. La Professora, Anna Logínova (Анна Василова Логинова), és encantadora i, sobretot, molt pacient. Crec que aprendré molt, tot i que no serà ràpid.

La llengua russa té moltes peculiaritats, començant per l’alfabet ciríl·lic. Hauré d’acostumar el cervell a interpretar els símbols. A més a més, els russos no escriuen amb lletra d’impremta, tot ho escriuen amb lletra lligada i, és clar, et pots trobar amb coses com aquesta:

Segur que una persona russa pot llegir-ho sense parpellejar, però un aprenent…

ACTUALITZACIÓ (febrer 2019): Mercès a les TIC i al que he après fins ara 😉 crec que aquí hi posa “Лишишься” (Лишишься), que vol dir “perdent”, sembla que vaig avançant amb el coneixement d’aquesta bonica i lògica llengua 🙂

Bandera negra

Aprofitant que vaig haver d’anar a la festa major de Les Borges Blanques, a veure el darrer concert que La Raiz farà a Catalunya (abans de prendre’s un merescut descans després de 12 anys de voltar pels escenaris), perquè la meva filla petita “no podia perdre’s” aquest concert 😏, em vaig comprar una bandera negra 😎

Bandera negra catalana
Bandera negra catalana

La bandera negra catalana, com molt bé explica en Vicent Partal en aquest articlees refereix a la lluita sense quarter, just oposat al que significa la bandera blanca de rendició“.

Feia dies que volia comprar-la per a posar-la al balcó de casa el pròxim onze de setembre, Diada Nacional de Catalunya. La raó és molt senzilla, ja no en tinc prou amb l’estelada, vull que el món sàpiga que “fins aquí hem arribat i no hi ha marxa enrere”, NI OBLIT, NI PERDÓ 😒.

Recapitulació

Han passat dos mesos i mig des que vaig estrenar lloc de treball i toca recapitular.

Durant aquest temps he pogut aclimatar-me còmodament als ritmes de l’empresa, mercès també a la disminució d’activitat, recurrent i estacional, a la que ens obliga l’agost, mes de vacances per a quasi tothom.

També he pogut prendre la mida als meus companys (i als meus caps), com ells, de ben segur, hauran fet amb mi. Crec que es pot dir que ja sabem quin peu calcem tots plegats, cosa molt útil que ens evitarà patir falses expectatives, futures decepcions i mals entesos.

L’etapa que comença a partir de la segona quinzena de setembre s’albira complexa i una mica febril. Cal reprendre  alguns projectes que havien quedat alentits per motius diversos, i que no poden esperar més. Al mateix temps cal continuar innovant en tot el referent a la governança de la informació i els processos de treball i els documentals, alguns d’ells força complexes perquè les tasques van i vénen d’una persona a una altra depenent del moment en el que es troben.

Per tot plegat puc assegurar que estaré força entretingut, treballant i aprenent, alhora que intentaré aplicar els meus coneixements en benefici del meu ocupador, que per a això em van contractar 🙂

Русский Язык

La matrícula a l’Escola Oficial d’Idiomes de Lleida comença al setembre de cada any, i jo acabaré el Grau universitari al gener… amb una mica de càlcul bàsic veig que des del febrer fins al setembre de 2019 tindré el cervell en mode “stand by”, cosa perillosa perquè després de nou anys estudiant potser m’acomodo i començo a veure l’Ana Rosa o la Grisso amb el perill que això suposa per a la meva integritat intel·lectual.

Així doncs, comentant amb el meu amic Lluís, que acaba de finalitzar el C1 d’Alemany, si ens matriculem d’Italià o Rus, hem decidit apostar pel Русский.

D’entrada ens sembla una llengua difícil però molt interessant. A favor nostre hi juga el fet que tots dos tenim el cervell acostumat a estudiar i que tenim poc més de 50 anys. Així doncs, ens hem decidit pel Rus… espero no haver-me equivocat, perquè el primer pensament va ser estudiar Italià, una llengua que sembla més amigable per la proximitat lingüística amb el Català. Veurem.

Adéu, Toni.

Dia trist per a molts, ens ha deixat el Toni Curto, amic i company de feina, bona persona, sempre un somriure als llavis, un acudit a punt per suavitzar una situació, una mà per ajudar a qui fes falta…

Adéu, Toni, romandràs en la nostra memòria.